|
ROZPORZĄDZENIE
PREZESA RADY MINISTRÓW
z dnia 22 grudnia 1999 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków
międzygminnych.
(Dz. U. z dnia 31 grudnia 1999 r.)
Na podstawie art. 39a ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym
(Dz. U. z 1996 r. Nr 13, poz. 74, Nr 58, poz. 261, Nr 106, poz. 496 i Nr
132, poz. 622, z 1997 r. Nr 9, poz. 43, Nr 106, poz. 679, Nr 107, poz. 686,
Nr 113, poz. 734 i Nr 123, poz. 775 oraz z 1998 r. Nr 155, poz. 1014 i Nr
162, poz. 1126) zarządza się, co następuje:
§ 1. 1. Ustala się instrukcję kancelaryjną dla organów gmin i związków
międzygminnych, określającą zasady i tryb wykonywania czynności
kancelaryjnych w urzędach gmin i związków międzygminnych, w celu zapewnienia
jednolitego sposobu tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów
oraz ochrony przed ich uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą, stanowiącą
załącznik do rozporządzenia.
2. Przepisy instrukcji kancelaryjnej mają zastosowanie przy załatwianiu
spraw przez organy wykonawcze jednostek pomocniczych, o których mowa w art.
39 ust. 4 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 1996
r. Nr 13, poz. 74, Nr 58, poz. 261, Nr 106, poz. 496 i Nr 132, poz. 622, z
1997 r. Nr 9, poz. 43, Nr 106, poz. 679, Nr 107, poz. 686, Nr 113, poz. 734
i Nr 123, poz. 775 oraz z 1998 r. Nr 155, poz. 1014 i Nr 162, poz. 1126).
§ 2. Traci moc zarządzenie nr 40 Prezesa Rady Ministrów z dnia 19 lipca 1990
r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gmin, związków
komunalnych i sejmików samorządowych.
§ 3. Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2000 r.
ZAŁĄCZNIK
INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ORGANÓW GMINY I ZWIĄZKÓW MIĘDZYGMINNYCH
Spis treści(1)
Rozdział I Postanowienia ogólne
Rozdział II Przyjmowanie i obieg korespondencji
Rozdział III Przekazywanie korespondencji wójtowi (burmistrzowi,
prezydentowi miasta) oraz jego zastępcom
Rozdział IV Czynności kancelaryjne sekretariatów
Rozdział V Przeglądanie i przydzielanie korespondencji
Rozdział VI Wewnętrzny obieg akt
Rozdział VII System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz
archiwizacja akt
Rozdział VIII Załatwianie spraw
Rozdział IX Wysyłanie i doręczanie pism
Rozdział X Przechowywanie akt
Rozdział XI Przekazywanie akt do archiwum zakładowego
Rozdział XII Opłaty skarbowe
Rozdział XIII Postępowanie z aktami organów gminy
Rozdział XIV Powielanie i publikowanie
Rozdział XV Zbiory wspomagające
Rozdział XVI Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
Rozdział XVII Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych
Załączniki
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1. 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "Instrukcją", określa zasady i
tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędach gmin i związków
międzygminnych.
2. Określone w Instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych
zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania
oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w
urzędach.
3. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają
zastosowanie odrębne przepisy, z zastrzeżeniem ust. 4.
4. Z dokumentami z klauzulą "zastrzeżone" postępuje się według Instrukcji.
§ 2. 1. Instrukcja może być stosowana w gminnych jednostkach
organizacyjnych.
2. O wprowadzeniu Instrukcji do stosowania w jednostkach organizacyjnych, o
których mowa w ust. 1, rozstrzyga wójt albo burmistrz (prezydent miasta).
§ 3. Użyte w Instrukcji następujące określenia oznaczają:
1) akta sprawy - całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze,
plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, które były, są
lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy,
2) aprobata - wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy,
3) czystopis - tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej
przygotowanej do podpisu przez wystawcę,
4) dokument - akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub
stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (odpis aktu
stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo itp.),
5) kancelaria - wewnętrzną komórkę organizacyjną właściwego urzędu lub
stanowisko pracy załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej,
6) (2) kierownik urzędu - wójta (burmistrza, prezydenta miasta),
7) kierownik wydziału - kierownika wydziału lub innej komórki organizacyjnej
w urzędzie,
8) korespondencja - każde pismo wpływające do urzędu lub wysyłane przez
urząd,
9) nośnik informatyczny - dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na
którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.,
10) nośnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym
umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp.,
11) (3) organy gminy - radę gminy i wójta (burmistrza, prezydenta miasta)
oraz zgromadzenie związku międzygminnego i zarząd związku międzygminnego,
12) paragrafy bez bliższego określenia - paragrafy niniejszej Instrukcji,
13) pieczęć - stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym,
nagłówkowe, imienne do podpisu itp.,
14) (4) pieczęć urzędowa - pieczęć okrągłą z wizerunkiem herbu gminy
pośrodku (do czasu ustalenia herbu z polem niewypełnionym) i nazwą w otoku
lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym,
15) poprzedniki - akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej
sprawie,
16) przesyłka - pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i
wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymywane i
nadawane telegramy, telenoty, teleksy i telefaksy,
17) punkt zatrzymania - każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta
sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych związanych z jej
załatwieniem,
18) referent - pracownika załatwiającego merytorycznie daną sprawę i
przechowującego dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania,
19) rejestr kancelaryjny - zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej
lub jako rejestr informatyczny,
20) rzeczowy wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami
klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt,
21) (5) sekretariat - stanowisko pracy, do którego należy obsługa
organizacyjna wójta (burmistrza, prezydenta miasta), jego zastępców lub
kierowników wydziału urzędu gminy,
22) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw
wpływających lub rozpoczętych w urzędzie,
23) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument,
wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych,
24) teczka aktowa (spraw) - teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp.,
służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw
ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i
stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną,
25) urząd - urząd gminy lub związku międzygminnego,
26) wydział - wydział, biuro, oddział, referat lub inną komórkę
organizacyjną,
27) załącznik - każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub
tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury,
książki itp.),
28) znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do
określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu
akt,
29) znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do
określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw.
§ 4. Przez Kodeks należy rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks
postępowania administracyjnego (Dz. U. z 1980 r. Nr 9, poz. 26 i Nr 27, poz.
111, z 1982 r. Nr 7, poz. 55 i Nr 45, poz. 289, z 1983 r. Nr 41, poz. 185, z
1984 r. Nr 34, poz. 183, z 1986 r. Nr 47, poz. 228, z 1987 r. Nr 21, poz.
123 i Nr 33, poz. 186, z 1989 r. Nr 20, poz. 107, z 1990 r. Nr 34, poz. 201,
z 1991 r. Nr 100, poz. 442 i Nr 119, poz. 513, z 1994 r. Nr 122, poz. 593, z
1995 r. Nr 1, poz. 1 i Nr 74, poz. 368, z 1996 r. Nr 43, poz. 189 i Nr 106,
poz. 496, z 1997 r. Nr 75, poz. 471, Nr 102, poz. 643, Nr 137, poz. 926 i Nr
141, poz. 944 oraz z 1998 r. Nr 162, poz. 1126).
§ 5. 1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:
1) ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji
oraz przesyłek,
2) prowadzenie ewidencji wpływów specjalnych i wartościowych,
3) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie,
4) wysyłanie korespondencji i przesyłek,
5) przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, dalekopisów, faksów
oraz obsługa poczty elektronicznej itp.,
6) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby - kierowanie ich
do właściwych wydziałów lub stanowisk pracy.
2. Czynności kancelaryjne w urzędach wykonują:
1) kancelaria,
2) sekretariaty,
3) referenci odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danej sprawy,
4) pracownicy sporządzający czystopisy.
Rozdział II
Przyjmowanie i obieg korespondencji
§ 6. 1. Korespondencję przyjmuje kancelaria, rejestrując ją ilościowo w
rejestrze kancelaryjnym, a podania składane do protokołu przyjmują właściwi
referenci, zgodnie z podziałem czynności, i przekazują kierownikowi
wydziału.
2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i
wartościowe, kancelaria sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan
opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia kancelaria sporządza adnotacje
na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od
pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki
uszkodzonej.
3. Przesyłki specjalnego rodzaju (telegramy, telefonogramy, dalekopisy,
faksy, poczta elektroniczna, pisma organów naczelnych i centralnych, pisma
procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe)
kancelaria wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju według wzoru
ustalonego przez kierownika wydziału właściwego w sprawach organizacyjnych w
urzędzie, sporządza o tym adnotację w obrębie pieczęci wpływu i bezzwłocznie
doręcza adresatom za pokwitowaniem. Na telegramach, telefonogramach i
dalekopisach oprócz daty wpływu zamieszcza się godzinę i minutę przyjęcia, a
na telefonogramach - także imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe
nadającego i przyjmującego. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr 1.
4. Kancelaria otwiera wszystkie przesyłki, z zastrzeżeniem § 1 ust. 4, z
wyjątkiem:
1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom,
2) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce
organizacyjnej za pokwitowaniem.
5. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nie oznaczonych jako wartościowe,
pieniądze, znaczki skarbowe itp. walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości
i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej, składa się do kasy
podręcznej kancelarii, a pismo opatruje pieczęcią depozytową i przesyła do
właściwej komórki organizacyjnej, która zarządzi dalsze postępowanie z
depozytem.
6. Po otwarciu koperty sprawdza się:
1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego,
2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.
7. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego
odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
8. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza
się tylko do pism:
1) wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia,
2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi,
odwołania itp.,
3) w których brak nadawcy lub daty pisma,
4) mylnie skierowanych,
5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego,
6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.
9. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego
pismo.
10. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca
się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji.
11. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się
w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez
otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę
otrzymania i wchodzący numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego.
12. Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1-11 kancelaria segreguje
wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje sekretariatom i
wydziałom.
13. Kancelaria jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do
obiegu wewnętrznego. Pojedyncze przesyłki, wymagające natychmiastowego
doręczenia, wydziały przekazują sobie za pośrednictwem swoich pracowników
bez pokwitowań.
Rozdział III
Przekazywanie korespondencji wójtowi (burmistrzowi, prezydentowi miasta)
oraz jego zastępcom(6)
§ 7. 1. Kierownikowi urzędu kancelaria przekazuje za pośrednictwem
sekretariatu następującą korespondencję:
1) adresowaną do kierownika urzędu,
2) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym,
3) od organów naczelnych i centralnych, wojewody i marszałka województwa,
starosty,
4) od organów gminy oraz organów związków międzygminnych,
5) zastrzeżoną dla kierownika urzędu,
6) dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania urzędu,
7) skargi i wnioski dotyczące działalności urzędu lub jego pracowników,
8) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w urzędzie
przez organy kontrolne,
9) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych przez
organy kontrolne w gminnych jednostkach organizacyjnych.
2. Zastępcom kierownika urzędu kancelaria przekazuje, poprzez ich
sekretariaty, korespondencję:
1) imiennie do nich adresowaną,
2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i
odpowiedzialności,
3) zastrzeżoną dla zastępcy kierownika urzędu.
3. (7) (uchylony).
Rozdział IV
Czynności kancelaryjne sekretariatów
§ 8. 1. (8) Pracownik sekretariatu przyjmuje korespondencję oraz, jeżeli nie
została wprowadzona do żadnego z rejestrów, rejestruje ją w dzienniku
korespondencji i przekazuje odpowiednio: kierownikowi urzędu lub zastępcom
kierownika urzędu, a następnie przekazuje kancelarii w celu umieszczenia jej
w rejestrze kancelaryjnym.
2. Wzór dziennika korespondencji określa załącznik nr 2.
§ 9. 1. (9) Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez kierownika urzędu lub
zastępców kierownika urzędu pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z
dyspozycjami na:
1) podlegającą załatwieniu przez kierownika urzędu lub zastępców kierownika
urzędu,
2) podlegającą załatwieniu przez wydziały.
2. Korespondencję, o której mowa w ust. 1 pkt 2, pracownik sekretariatu
przekazuje właściwym wydziałom.
Rozdział V
Przeglądanie i przydzielanie korespondencji
§ 10. 1. (10) Kierownik urzędu lub jego zastępca, przeglądając
korespondencję:
1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam,
2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwe
wydziały bądź stanowiska pracy. Wzór formularza poleceń kierownika urzędu
określają załączniki nr 3a, 3b, 3c.
2. Na przeglądanej korespondencji, przewidzianej do załatwienia przez
wydziały bądź stanowiska pracy, umieszcza się dyspozycje dotyczące:
1) sposobu załatwienia sprawy,
2) terminu załatwienia sprawy,
3) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu.
3. Do przekazywania dyspozycji powinno się stosować typowe skróty.
4. Kierownicy wydziałów przeglądają korespondencję:
1) (11) mającą dyspozycję kierownika urzędu lub zastępców kierownika urzędu,
2) adresowaną do nich imiennie,
3) zawierającą ponaglenie i interwencje,
4) wymagającą osobistego przyjęcia do wiadomości, zajęcia stanowiska lub
wydania wstępnych poleceń, dotyczących sposobu ich załatwienia.
5. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania
(czynności) różnych wydziałów lub pracowników, przekazuje się ją wydziałowi
lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym
zakresie.
Rozdział VI
Wewnętrzny obieg akt
§ 11. Obieg akt między wydziałami odbywa się, z zastrzeżeniem § 6 ust. 13
zdanie drugie, za pośrednictwem kancelarii lub poczty elektronicznej.
§ 12. Obieg akt odbywa się bez pokwitowania. Za pokwitowaniem doręcza się
wyłącznie akta, co do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych
przepisów.
Rozdział VII
System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt
§ 13. 1. W wydziałach urzędów obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny
oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.
2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury
organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt powstających w toku działalności
urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie
zagadnienia z zakresu działalności urzędu oznaczone w poszczególnych
pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do
oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. Jednolity rzeczowy
wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych określa załącznik nr 4.
3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli
całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu
sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9.
4. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła
bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez
dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje:
00-99 oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego
rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest 000-999, a w ramach klas
trzeciego rzędu - podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami
czterocyfrowymi, to jest: 0000-9999.
5. Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw
(hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym
(rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy
końcowe w wykazie.
6. Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych urzędu będą
posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je
będą symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki
organizacyjnej.
7. W uzasadnionych przypadkach kierownik urzędu może rozbudować jednolity
rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej
kategorii archiwalnej.
8. Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii
archiwalnej akt.
9. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem "A" zalicza się
dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania
do archiwum państwowego.
10. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "B" i cyframi
arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym,
zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne.
11. Do dokumentacji oznaczonej symbolem "BC" zalicza się dokumentację
manipulacyjną mającą krótkotrwale znaczenie praktyczne. Może ona ulec
brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum
zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum, na zasadach określonych
przez właściwe archiwum państwowe.
12. Dokumentacja zaliczana do kategorii "BE", przechowywana w archiwum
zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą
przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany
kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji.
§ 14. 1. Komórki organizacyjne mogą sporządzać na własne potrzeby
szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie symbole i hasła
klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w
działalności tych komórek.
2. Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej w zależności od potrzeb
może zawierać:
1) nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez
rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w
klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i
okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej,
2) pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem
właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych.
3. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden
egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana komórka organizacyjna, a drugi
przekazuje się do archiwum zakładowego.
§ 15. (12) Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu
nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach trzeciego i czwartego
rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia kierownika urzędu w
porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.
§ 16. 1. Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego
rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi
teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych.
Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i
przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia
sprawy.
2. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy
oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji,
prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok.
3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne
zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki,
założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem
nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w
układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym.
4. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis
spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej
podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej,
kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer,
pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry
roku (np. Or. I-0258-10-6/98).
5. Dla ułatwienia pracy referenci mogą przechowywać spisy spraw bieżącego
roku nie w teczkach założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej "Spisy spraw do teczek
symbol...". Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie
odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego rzeczowego
wykazu akt.
§ 17. 1. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę
do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, lub
do rejestru kancelaryjnego.
2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach
elektronicznych.
3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego
pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz
urzędu. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz
dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. Wzór formularza spisu
spraw określa załącznik nr 5.
4. (13) Sekretariat lub referent, po otrzymaniu pisma do załatwienia,
sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową
sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w
drugim, przed przystąpieniem do załatwienia - rejestruje jako nową sprawę. W
obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu.
§ 18. 1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo
dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak.
2. Znak sprawy zawiera:
1) symbol literowy komórki organizacyjnej,
2) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt,
3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw,
4) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.
3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką, kreskami
poziomymi oraz kreską poprzeczną, np. Or.I.0012-15/99, gdzie "Or.I" -
oznacza symbol wydziału i oddziału (jeśli taki utworzono w wydziale), "0012"
- oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego
wykazu akt, "15" - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, "99" - oznacza
dwie ostatnie cyfry roku.
4. Znak sprawy może zawierać także symbol literowy pracownika, jeżeli taki
został ustalony w regulaminach wewnętrznych wydziałów. Symbol litery
umieszcza się po symbolu wydziału i oddziału. Symbole wydziałów i
wewnętrznych komórek organizacyjnych określa regulamin organizacyjny urzędu.
5. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się, z
zastrzeżeniem ust. 6, w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku
i bez wpisywania do nowych spisów spraw.
6. W razie konieczności wznowienia sprawy z urzędu, sprawę, która została
ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki,
przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw ubiegłego roku
czyni się wzmiankę: "przeniesiono do teczki hasło...".
§ 19. 1. Nie podlegają rejestracji:
1) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty
itp.),
2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy,
3) rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe,
4) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze.
2. Pisma wymienione w ust. 1 należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich
zbiorów lub teczek przedmiotowych według rzeczowego wykazu akt.
§ 20. 1. W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających,
zamiast spisów spraw, o których mowa w § 16, zakłada się rejestry
kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na
specjalnych formularzach albo w postaci informatycznej.
2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol (znak).
3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej
grupy spraw podejmuje kierownik wydziału właściwego w sprawach
organizacyjnych.
4. Rejestry prowadzą referenci spraw.
5. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru,
przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i
wpisanych do danego rejestru.
6. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego
oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka
lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między
latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację
zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1.
7. Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co
znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego
numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze.
§ 21. 1. W urzędzie prowadzone są następujące centralne rejestry
kancelaryjne:
1) (14) rejestr uchwał rady gminy i zarządzeń wójta (burmistrza, prezydenta
miasta),
2) rejestr skarg i wniosków,
3) rejestr aktów wewnętrznych,
4) rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw.
2. Sekretariat kierownika urzędu może prowadzić dziennik korespondencyjny
(na nośniku papierowym lub jako rejestr informatyczny), w którym
rejestrowane będą wszystkie pisma kierowane do kierownika urzędu według
wzoru ustalonego przez kierownika wydziału właściwego w sprawach
organizacyjnych.
3. Prowadzenie innych centralnych rejestrów kancelaryjnych niż wymienione w
ust. 1 dozwolone jest za zgodą kierownika wydziału właściwego w sprawach
organizacyjnych.
Rozdział VIII
Załatwianie spraw
§ 22. 1. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:
1) odręczną,
2) korespondencyjną,
3) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu).
2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na
sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na
otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na
sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia.
3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu
pisma załatwiającego sprawę.
§ 23. 1. Załatwienie spraw może być:
1) tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania
wyjaśniającego,
2) ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej
istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.
2. Ostateczne załatwienie sprawy referent odnotowuje w spisie spraw przez
wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy)
strony (adresata). Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z
dodaniem skrótu "odr." Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się
znak "Oz.", który oznacza "ostatecznie załatwione".
§ 24. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie
sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki
służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości
lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki lub adnotacje
podpisuje osoba, która je sporządziła. Notatki dołącza się do akt właściwej
sprawy.
§ 25. Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod
tekstem z lewej strony klauzulę: "Stwierdzam zgodność z oryginałem", a także
datę, podpis i stanowisko służbowe osoby stwierdzającej zgodność treści.
§ 26. 1. Referenci załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia
pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z
inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku.
2. Referent opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada
aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia
sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami referentowi.
Referent powoduje sporządzenie czystopisu i przedstawia go do podpisu. Po
podpisaniu czystopisu referent dołącza do niego załączniki i wraz z kopią
pisma przekazuje czystopis kancelarii celem wysłania adresatowi. Jeżeli
kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być
rozesłane według rozdzielnika, referent powinien przekazać do kancelarii
odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism, z dodatkowym egzemplarzem
dla dokonania adnotacji o wysyłce. Kancelaria sprawdza ilość załączników,
wysyła czystopis adresatowi, a kopię pisma zwraca referentowi z odpowiednią
adnotacją.
3. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony
z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do
podpisania.
§ 27. 1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy
zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w
układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:
1) nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówkową,
2) znak sprawy,
3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy,
4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną,
5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem,
6) treść pisma,
7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe),
8) listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości.
2. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać:
1) parafę referenta i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią
pisma),
2) termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią
pisma w lewej dolnej części arkusza.
3. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze
następujące określenia:
1) nad adresem z prawej strony - wskazówki dotyczące sposobu wysyłania
czystopisu: "polecony", "ekspres", "za zwrotnym dowodem doręczenia",
"pilne", "poufne" itp.,
2) pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza liczbę przesyłanych
załączników (Zał. ...) lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych; na
każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika
(Zał. nr ... do pisma znak ...),
3) adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej
strony pod klauzulą: "Otrzymują do wiadomości" - jeżeli treść pisma ma być
poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez
przesłanie im kopii pisma,
4) pod treścią pisma z lewej strony - termin wyznaczony do załatwienia
sprawy (Termin do dnia ...); określenia tego używa się wyłącznie w stosunku
do jednostek podległych; dla uniknięcia zbędnych ponagleń należy wyznaczyć
termin, w którym możliwe jest załatwienie sprawy; terminy należy w zasadzie
wyznaczać dekadowo: 10, 20, 30 danego miesiąca; po upływie terminu
wyznaczonego do załatwienia sprawy referent decyduje o wysłaniu ponaglenia
lub przesunięciu terminu i fakt ten odnotowuje w aktach sprawy,
5) ewentualne wskazówki dla kancelarii.
4. Przy załatwianiu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane
przepisami szczególnymi.
§ 28. Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe,
należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi
terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu.
§ 29. 1. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych
stosowanych w urzędach oraz wzory pieczęci do podpisu określa załącznik nr
6.
2. (15) Zakres kompetencji kierownika urzędu i zastępców kierownika urzędu w
sprawie aprobaty, podpisywania dokumentów, pism i decyzji określa regulamin
organizacyjny urzędu.
3. Na blankietach korespondencyjnych stosowanych przez kierownika urzędu
zamieszcza się nad tekstem w lewym górnym rogu herb gminy.
§ 30. 1. Pieczęć urzędową lub jej elektroniczny wizerunek umieszcza się
tylko na dokumentach szczególnej wagi, stanowiących podstawę do podjęcia
określonych czynności prawnych, np. decyzja, świadectwo. Odcisku pieczęci
nie umieszcza się na kopiach dokumentów składanych do akt urzędu oraz na
innych pismach wysyłanych z urzędu, chyba że przepisy szczególne stanowią
inaczej.
2. Wzór pieczęci urzędowej, o której mowa w ust. 1, oraz zasady jej
stosowania określają odrębne przepisy.
§ 31. 1. Czystopisy pism sporządza się ściśle według ich pierwotnych zapisów
i zgodnie z zasadami dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą
być dokonywane jedynie w porozumieniu i za zgodą referenta.
2. Czystopisy wykonuje się jednostronnie lub dwustronnie w liczbie
egzemplarzy wskazanej przez referenta.
Rozdział IX
Wysyłanie i doręczanie pism
§ 32. 1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma
wysyłanego:
1) przesyłką listową,
2) faksem,
3) teleksem lub dalekopisem,
4) na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową,
5) pocztą elektroniczną.
2. Pisma przeznaczone do wysłania pracownik kancelarii:
1) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy
dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo
referentowi do uzupełnienia,
2) stwierdza swoją parafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku
elektronicznym wysyłkę pisma, wraz z datą jego wysłania,
3) zwraca referentom kopie wysłanych pism,
4) wpisuje przesyłki specjalnego rodzaju do odpowiednich rejestrów
kontrolnych,
5) do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru
dołącza wypełniony przez referenta sprawy odpowiedni formularz i przypina go
do koperty.
3. Dla pism otrzymanych do wysyłki kancelaria przygotowuje koperty, na
których w prawej dolnej części zamieszcza adres odbiorcy, składający się z:
1) imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji,
2) nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numerem
nieruchomości.
4. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.
5. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania.
6. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony,
ekspres itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako
przesyłka zwykła.
§ 33. Do doręczenia niektórych terminowych pism miejscowych bezpośrednio
adresatom służy książka doręczeń, w której adresat kwituje ich odbiór.
Szczegółowe zasady i tryb doręczania pisma w indywidualnych sprawach z
zakresu administracji państwowej regulują Kodeks oraz inne przepisy
proceduralne. Wzór książki doręczeń określa załącznik nr 7.
Rozdział X
Przechowywanie akt
§ 34. 1. Akta spraw przechowuje się w wydziałach i w archiwum zakładowym.
2. W wydziałach przechowuje się akta spraw załatwianych w ciągu roku
kalendarzowego - przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego.
3. Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącznik nr 8.
Rozdział XI
Przekazywanie akt do archiwum zakładowego
§ 35. 1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych urzędy
prowadzą archiwa zakładowe.
2. Akta spraw ostatecznie załatwionych urzędy przechowują na nośnikach
papierowych w archiwach zakładowych.
3. Akta spraw ostatecznie załatwionych przekazuje do archiwum zakładowego po
upływie 1 roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw.
4. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie archiwum zakładowego,
w porozumieniu z kierownikami wydziałów, ustala corocznie termin
przekazywania akt do archiwum zakładowego.
§ 36. 1. Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu
zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez
referentów. Przez uporządkowanie akt rozumie się:
1) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, aby sprawy następowały po sobie
według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od
najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w
obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma
rozpoczynającego sprawę,
2) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc,
3) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych
jednolitego rzeczowego wykazu akt,
4) odłożenie do teczki spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych,
5) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie,
6) w odniesieniu do akt kategorii A - przesznurowanie całości akt,
ponumerowanie stron ołówkiem zwykłym i oznaczenie na zewnętrznej, spodniej
stronie okładki liczby stron zawartych w teczce.
2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla
dokumentacji kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii
B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u referenta przekazującego
akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje
pracownik prowadzący archiwum zakładowe. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego
określa załącznik nr 9.
3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący akta w
kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt.
4. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: referent przekazujący akta i pracownik
prowadzący archiwum zakładowe.
§ 37. 1. Komórki organizacyjne przekazują akta do archiwum zakładowego
wyłącznie kompletnymi rocznikami.
2. Do akt przekazanych archiwum zakładowemu dołącza się zbędne w pracy
bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.
3. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot
będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum
zakładowego i zarejestrowaniu ich w ewidencji tego archiwum, można
wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne.
§ 38. 1. W razie zniesienia urzędu, w wyniku likwidacji jednostki podziału
terytorialnego, urząd znoszony przekazuje materiały archiwalne (kategorii A)
do właściwego archiwum państwowego, a dokumentację niearchiwalną (kategorii
B) - urzędowi przejmującemu sprawy jednostki.
2. Jeżeli tereny likwidowanej jednostki podziału terytorialnego wchodzą w
skład kilku jednostek podziału terytorialnego, urząd znoszony przekazuje
materiały archiwalne (kategorii A) do właściwego archiwum państwowego.
Dokumentację niearchiwalną (kategorii B) przejmuje jednostka wyznaczona w
akcie likwidacyjnym.
3. W przypadku zmiany granic między gminami przepisy ust. 1 i 2 stosuje się
odpowiednio.
4. W razie likwidacji związku międzygminnego przepisy ust. 2 stosuje się
odpowiednio.
Rozdział XII
Opłaty skarbowe
§ 39. 1. Znaki opłaty skarbowej od podania lub protokołu zastępującego
podanie i dołączonych załączników nakleja się na podaniu lub protokole.
Wartość naklejonych znaków opłaty skarbowej powinna być równa kwocie
należnej opłaty skarbowej od podania i załączników do niego. Jeżeli
załączniki są składane w terminie późniejszym niż podanie, znaki opłaty
skarbowej należnej od załączników nakleja się na załącznikach.
2. Znaki opłaty skarbowej na podaniu (protokole) i załącznikach kasuje
wstępnie pracownik, który je przyjął, pieczęcią, kasownikiem albo ręcznie,
tak aby część odcisku pieczęci, kasownika lub kreski skasowania znajdowała
się również na dokumencie poza znakami.
3. W przypadku złożenia dokumentów w postaci poczty elektronicznej znak
opłaty skarbowej nakleja się na akta sprawy lub w specjalnym rejestrze
prowadzonym na nośniku informatycznym prowadzonym przez referenta
załatwiającego sprawę.
4. Referent rozpatrując podanie sprawdza, czy uiszczono opłatę we właściwej
wysokości, i dokonuje powtórnego skasowania znaków opłaty skarbowej na
podaniu, wpisując na znakach datę załatwienia sprawy oraz umieszczając swój
podpis w ten sposób, aby część daty i podpisu przechodziła na znak sąsiedni
lub na dokument, na którym znak naklejono.
§ 40. 1. Rozpatrzenie podania, dokonanie czynności urzędowej, a także
wydanie świadectwa lub zezwolenia podlegających opłacie skarbowej należy
uzależnić od uiszczenia tej opłaty.
2. Jeżeli wniesiono podanie bez uiszczenia należnej opłaty skarbowej, należy
wezwać osobę zobowiązaną do uiszczenia opłaty w terminie 14 dni, z
pouczeniem, że w razie niewykonania tego obowiązku, podanie zostanie
pozostawione bez rozpatrzenia lub czynność podlegająca opłacie nie zostanie
dokonana. O wysłaniu wezwania należy uczynić odpowiednią adnotację na
podaniu.
3. W razie gdy zobowiązany złoży w wyznaczonym terminie znaki opłaty
skarbowej odpowiedniej wartości, nakleja się je na podaniu i kasuje w sposób
określony w § 39 ust. 2. Gdy zobowiązany naklei znaki opłaty skarbowej na
otrzymanym wezwaniu i doręczy je organowi, który wysłał wezwanie, znaki
opłaty skarbowej kasuje się na wezwaniu i dołącza się je do podania, na
którym odnotowuje się wysokość wpłaconej kwoty i datę doręczenia wezwania.
4. Rozpatrzenie podania, pomimo nieuiszczenia opłaty skarbowej, może
nastąpić tylko w przypadkach, gdy:
1) za niezwłocznym rozpatrzeniem przemawiają względy społeczne lub ważny
interes strony,
2) wniesienie podania stanowi czynność, dla której jest ustanowiony termin
wniesienia,
3) podanie wniosła osoba zamieszkała za granicą bez pośrednictwa polskiego
urzędu konsularnego.
5. W przypadkach, o których mowa w ust. 4 pkt 1 i 2, należy wezwać osobę
zobowiązaną do uiszczenia opłaty w sposób określony w ust. 2 i 3, a w razie
jej nieuiszczenia, po załatwieniu sprawy, przekazać podanie urzędowi
skarbowemu właściwemu dla miejsca zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w
celu pobrania należnej opłaty skarbowej.
6. W przypadku, o którym mowa w ust. 4 pkt 3, odpowiedź na podanie należy
przekazać polskiemu urzędowi konsularnemu właściwemu dla miejsca
zamieszkania osoby wnoszącej podanie, w celu doręczenia i pobrania należnych
opłat.
§ 41. 1. Znaki opłaty skarbowej od czynności urzędowej nakleja się na
wniosku o dokonanie tej czynności lub protokole stwierdzającym jej wykonanie
i kasuje w sposób określony w § 39 ust. 2.
2. Znaki opłaty skarbowej za świadectwa lub zezwolenia wydawane w wyniku
wniesienia podania, naklejone na podaniu, kasuje się w sposób określony w §
39 ust. 4, a na wydanym dokumencie umieszcza się odpowiednią adnotację.
Jeżeli wydanie świadectwa lub zezwolenia nie wymaga wniesienia podania,
znaki opłaty skarbowej nakleja się na wydanym dokumencie i kasuje pieczęcią.
3. Jeżeli opłatę skarbową uiszczono gotówką, adnotację stwierdzającą
wysokość i datę wpłaty oraz numer pokwitowania lub numer rachunku bankowego
umieszcza się na protokole stwierdzającym dokonanie czynności urzędowej albo
na świadectwie lub zezwoleniu.
§ 42. 1. Jeżeli opłata skarbowa została uiszczona nienależnie lub w kwocie
wyższej od należnej albo jeżeli pomimo jej uiszczenia nie wydano świadectwa
lub zezwolenia albo nie dokonano czynności urzędowej, referent, który
skasował znaki opłaty skarbowej albo zamieścił na dokumencie adnotację o
uiszczeniu opłaty gotówką, jest obowiązany przekazać dokument ze skasowanymi
znakami opłaty skarbowej bądź z pokwitowaniem uiszczenia tej opłaty
właściwemu urzędowi skarbowemu w celu dokonania zwrotu opłaty.
2. Jeżeli podanie, świadectwo, zezwolenie lub czynność urzędowa są zwolnione
od opłaty skarbowej, na podaniu, świadectwie, zezwoleniu lub dokumencie
stwierdzającym czynność urzędową należy uczynić adnotację o zwolnieniu, ze
wskazaniem podstawy prawnej.
Rozdział XIII
Postępowanie z aktami organów gminy
§ 43. 1. (16) Ogólne przepisy Instrukcji mają również zastosowanie przy
załatwianiu spraw związanych z działalnością rady gminy, innych organów
kolegialnych powołanych przez radę gminy oraz wójta (burmistrza, prezydenta
miasta), jeżeli postanowienia niniejszego rozdziału nie stanowią inaczej.
2. Przepisy niniejszego rozdziału stosuje się odpowiednio do organów
związków międzygminnych.
§ 44. 1. Ustala się wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci
nagłówkowych dla przewodniczącego rady i jego zastępców oraz pieczęci do
podpisu według załącznika nr 6.
2. Na blankietach korespondencyjnych dla rady gminy oraz przewodniczącego
rady zamieszcza się herb gminy. Rada gminy może ustanowić dodatkowe
oznaczenia na blankietach korespondencyjnych.
§ 45. (17) 1. Sprawy związane z organizacją sesji rady gminy i posiedzeń
komisji rejestruje się w spisach spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym
wykazem akt.
2. Protokoły sesji rady gminy, posiedzeń komisji, a także akty tych organów
(uchwały, postanowienia, opinie itp.) sporządza się i ewidencjonuje według
zasad ustalonych przez radę gminy.
§ 46. 1. Protokoły otrzymują w ciągu kadencji kolejne numery, począwszy od
numeru jeden.
2. (18) Protokoły sesji są numerowane cyframi rzymskimi, łamanymi przez dwie
ostatnie cyfry roku (z wyjątkiem roku 2000, który należy wpisywać w całości)
(np. nr I/99, nr XXXII/2000 itp.), a protokoły komisji - cyframi arabskimi,
łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku (z wyjątkiem roku 2000, który należy
wpisywać w całości) (np. nr 1/99, nr 2/99, nr 35/2000).
§ 47. 1. Oryginały protokołów przechowuje się w zbiorach protokołów.
2. Po zakończeniu kadencji protokoły, ułożone chronologiczne, oprawia się w
formie książkowej kolejno latami i opatruje spisem treści (zawierającym:
daty sesji lub posiedzenia, numery protokołów, tematykę obrad, numer strony
zbioru) oraz podpisem:
"Protokoły sesji (posiedzenia Komisji) ......... Rady Gminy nr ...... gmina
........ za rok ..........." .
3. Jeżeli jest to możliwe, wszystkie protokoły powinny być dostępne w
wewnętrznej sieci informatycznej urzędu oraz w powszechnie dostępnych
zbiorach informatycznych.
§ 48. 1. W wydziale urzędu wskazanym przez kierownika urzędu, niezależnie od
spisów spraw prowadzonych na podstawie jednolitego rzeczowego wykazu akt,
powinny być założone na okres kadencji następujące rejestry:
1) (19) uchwał rady gminy i zarządzeń wójta (burmistrza, prezydenta miasta),
2) wniosków i opinii komisji rady gminy,
3) interpelacji i wniosków radnych.
2. Jeżeli jest to możliwe, rejestry te powinny być również dostępne w
wewnętrznej sieci informatycznej urzędu oraz w powszechnie dostępnych
zbiorach danych.
Rozdział XIV
Powielanie i publikowanie
§ 49. 1. Podstawą sporządzenia kopii dokumentu i wykonania określonego
nakładu jest polecenie kierownika wydziału lub upoważnionej osoby.
2. Dyspozycja polecenia zawiera:
1) zwięzłe oznaczenie dokumentu,
2) format,
3) nakład,
4) datę,
5) podpis kierownika wydziału lub upoważnionej osoby.
Rozdział XV
Zbiory wspomagające
§ 50. 1. W urzędach mogą być prowadzone zbiory wspomagające, służące
potrzebom pracowników urzędu. Zbiory podlegają wydziałom załatwiającym
sprawy budżetowe i gospodarcze.
2. Zasady gromadzenia materiałów i zbiorów wspomagających, organizację i
zasady prowadzenia zbiorów oraz obowiązki ich pracowników określają
kierownicy wydziałów właściwi w sprawach gospodarczych.
§ 51. 1. W zbiorach wspomagających urzędów mogą być przechowywane:
1) przepisy prawne i zbiory wydawnicze tych przepisów,
2) publikacje (opracowania) własne i wydawnictwa obce zakwalifikowane do
zbiorów.
2. Podstawą systematyki i ewidencji zbiorów są katalogi i skorowidze
prowadzone w sposób zapewniający łatwość wyszukiwania poszczególnych pozycji
według hasła rzeczowego bądź tytułu pozycji.
Rozdział XVI
Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
§ 52. Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w urzędach, pod
warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym
zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa.
§ 53. 1. Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu:
1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty
elektronicznej, z zastrzeżeniem § 1 ust. 3,
2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrzurzędową pocztą
elektroniczną,
3) prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz
urzędów,
4) udostępnienia upoważnionym pracownikom:
a) zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w
szczególności:
– edytorów tekstów,
– arkuszy kalkulacyjnych,
– baz danych,
– programów graficznych,
– oprogramowania antywirusowego,
b) zakupionych baz danych, a w szczególności:
– prawnych,
– baz adresowych,
– baz danych statystycznych,
c) utworzonych w urzędzie baz danych, a w szczególności:
– ewidencji prawa miejscowego,
– ewidencji zarządzeń kierowników urzędu,
– baz adresowych,
– baz danych o regionie,
5) współdziałania z dostępnymi bazami danych tworzonymi i eksploatowanymi
przez wszystkie urzędy organów administracji publicznej,
6) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów,
7) tworzenia i udostępniania zbiorowego kalendarza zajęć kierowników urzędu,
8) monitorowania zaleceń kierownika urzędu,
9) monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz urzędu,
10) umieszczania na wykupionych stronach Internetu stale aktualizowanej
informacji o urzędzie, kadrze kierowniczej i kompetencjach,
11) informowania interesantów o procedurach wymaganych przy załatwianiu
wybranych typów spraw.
2. Zaleca się powierzenie kierowania procesem informatyzacji w urzędach
osobie z wykształceniem informatycznym, zatrudnionej w komórce
organizacyjnej właściwej do spraw organizacji urzędu.
§ 54. 1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:
1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników,
2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych.
2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez:
1) system haseł identyfikujących pracownika,
2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom
nie posiadającym odpowiednich uprawnień,
3) zabezpieczenie dostępu do terminali sieciowych przez użycie kart
magnetycznych lub kart obiegowych.
3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed
ich utratą przez:
1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników
informatycznych zakupionego oprogramowania:
a) operacyjnego,
b) narzędziowego,
c) aplikacyjnego,
2) archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych w pamięciach
komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym
pomieszczeniu,
3) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych
przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach
informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i
zabezpieczonym pomieszczeniu,
4) archiwizowanie w cyklu miesięcznym danych z pamięci serwerów na
odpowiednich nośnikach i przechowywanie ich w odpowiednio zabezpieczonym
pomieszczeniu poza gmachem urzędu.
4. Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w urzędzie ogranicza
się poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie programami
antywirusowymi przy całkowitym zakazie użycia nośników nie oznakowanych (z
wyjątkiem wydzielonych stanowisk nie podłączonych do sieci informatycznej
urzędu i z zainstalowanym programem antywirusowym).
5. Korzystanie z dostępu do światowych sieci informatycznych (typu Internet)
jest możliwe wyłącznie w wydzielonych i nie podłączonych do wewnętrznej
sieci informatycznej urzędu stanowiskach komputerowych.
6. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy
stosować przepisy o ochronie danych osobowych.
Rozdział XVII
Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych
§ 55. 1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników urzędu
czynności kancelaryjnych należy do obowiązków kierownika urzędu.
2. Obowiązki kierownika wydziału w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu
prawidłowości stosowania Instrukcji przez pracowników wydziału i udzielaniu
im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu:
1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek,
2) prawidłowości załatwiania spraw,
3) terminowości załatwiania spraw,
4) prawidłowości obiegu akt, ustalonego Instrukcją,
5) prawidłowości pobierania opłaty skarbowej i kasowania znaczków,
6) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad określonych w §
27,
7) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego.
3. Do obowiązków kierownika wydziału należy dopilnowanie, aby ukazujące się
przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych
pracowników wydziału, w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią.
Celowe jest prowadzenie przez każdego referenta podręcznych skorowidzów
przepisów (skorowidze te powinny być bieżąco aktualizowane).
|